Magazin Inter-Consulta
Jobdesign – Inter-Consulta GmbH

Was macht gutes Jobdesign aus

Warum Personaler und Führungskräfte gut beraten sind, die Suche nach der „eierlegenden Wollmilchsau“ zu vermeiden und wie gutes Jobdesign aussieht, verraten wir in diesem Beitrag.

Jobdesign – Realität vs. Wunschvorstellung

Schaut man sich die Aufgabenbeschreibungen und Profile mancher Jobanzeigen an, verstärkt sich der Eindruck, dass eine „eierlegende Wollmilchsau“ gesucht wird.

95% der Stellenanzeigen sind nach dem gleichen Schema aufgebaut: Ihre Aufgabe …, Ihr Profil …, unser Angebot … Bitte bewerben Sie sich bei uns mit Ihren vollständigen Unterlagen und der Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung …

In die Unterpunkte werden alle Skills und Qualifikationen reingepackt, die dem Unternehmen so einfallen.

Bei flüchtigem Hinsehen kommt der Gedanke, dass sich in der Besetzungsrolle 3 notwendige Qualifikationen und 7 Tätigkeitsprofile verbergen. Unsere eigentlichen Wunschkandidaten, die, vor allem latent Suchenden – werden von vornherein abgeschreckt. Denn sie verschwenden nicht viel Zeit mit aktiver Suche, sondern stöbern vielleicht mal ein paar Minuten. Lesen Sie nur eine Sache, die für sie nicht passt, und wenn es die geforderten Englischkenntnisse sind, dann wird der potenzielle Kandidat gar nicht erst weiterlesen, geschweige denn eine Bewerbung in Erwägung ziehen.

Jobdesigner müssen ein realistisches Bild zeichnen

Die erste Aufgabe im modernen Personalwesen ist es, das Bild eines realistisch besetzbaren Jobs zu zeichnen und damit möglichst passende Bewerber anzusprechen.

Jobdesign – Formulierungen nach dem Gießkannenprinzip vermeiden

Hinter den meist breiten Anforderungsprofilen im Gießkannenprinzip stecket zum einen tatsächlich die leise Hoffnung auf die Bewerbung einer „eierlegende Wollmilchsau“. Oder aber die Hoffnung, dass sich irgendein Kandidat in irgendeinem Absatz wiederfinden. Auch nicht besser.

Mangelt es in laufenden Einstellungsprozessen an guten Bewerbungen, sollte die Stellenausschreibung auf ein klares Jobdesign geprüft und umformuliert werden.

Diese formulierte Jobbeschreibungen wirken nicht nur extern, bei Kandidaten, sondern besonders auch intern. Das wird oft unterschätzt. Alle Beteiligten wundern sich, dass kein Bewerber so richtig passt. Es wird unbewusst eine bestimmte Erwartungshaltung an eingehende Bewerbungen freisetzt, die in der Realität nicht erfüllbar ist. Auch hier heißt es: zurück auf Los und den Job noch einmal neu designen.

Erfolgreiches Jobdesign

Um Stellen erfolgreich zu besetzen, müssen Personaler immer bessere Jobdesigner werden und klare Aufgaben- und Verständnisprofile der Wunschkandidaten zeichnen. Dabei geht man weit über eine Aufzählung möglicher Qualifikationen und Tätigkeiten hinaus.

Die Aufgabenstellung klingt eigentlich einfach: den richtigen Bewerber für die geforderte Rolle finden. Doch genau diese Definition der richtigen Rolle ist das, was gutes Jobdesign ausmacht.

Was heißt das nun? Was sollten Jobsdesigner ändern?

Die Kopiervorlagen der Stellenausschreibungen von vor 5 Jahren brauchen ein Make-over. Aber, nicht jeder, der für Personalrekruting zuständig ist empfindet sich als kreativ. Viele Personaler würden sagen, ihnen liegen Zahlen, Fakten und klare Prozesse mehr. Gerade deshalb lohnt es sich mit Jobdesign-Methoden zu arbeiten und Jobbeschreibungen neu und kreativ zu denken.

Modernes Jobdesign mit Avataren und Personas

Um sich dem Profil des Wunschkandidaten anzunähern und die eigene Einschätzung der Anforderungen an den Job zu prüfen, helfen als Jobdesign-Vorlagen sogenannte Avatare oder Personas. Dabei konzentriert man sich voll auf den Kandidaten. Nicht: Was wollen wir?, sondern: Was braucht er/sie, um den Job richtig gut und mit Freude zu machen. Alter, Lebensumstände, Wünsche, Arbeitsumfeld, Zielsetzungen, Beeinflusser, etc. werden in mehreren Avataren beispielhaft festgelegt und auf Widersprüche geprüft.

Es geht weniger darum zu sehen, ob der Kandidat Excel oder Java kann, sondern vielmehr darum herauszufinden, von wem eine angedachte Aufgabenrolle gut abgedeckt werden kann. Wer kann gut zu unserem Umfeld passen und wer wird für unser Unternehmen und für die Aufgaben bei uns „brennen“. Das hat erst einmal nichts mit Know-how und Können zu tun.

Jobdesign – der Schlüssel zur erfolgreichen Besetzung

Je schwerer eine Stelle zu besetzen ist, umso mehr Zeit sollte man für das Jobdesign aufwenden, um Ziele, Rollen und ein gutes Verständnis der Lebensbedingungen und Bedürfnisse eines Kandidaten vorab zu erfassen. Hier liegt der Schlüssel zur erfolgreichen Besetzung.

Eine Checkliste für Jobdesigner

Welche Zielsetzung verbinde ich mit der Stelle?

Geforderte Fähigkeiten und Kenntnisse in der Stellenbeschreibung klar zu formulieren ist wichtig. Aber eine genaue Formulierung der Zielsetzung der Stelle und was macht eigentlich das Arbeitsumfeld in unserem Unternehmen aus, sollte noch viel mehr im Vordergrund stehen.

Welche Informationen ergeben sich auf Basis der designten Lebenssituationen möglicher Kandidaten

Es gibt nicht nur die eine ideale Kandidatin. Nennen wir Sie doch Rita Hermann, um unser kreatives Hirn zu wecken. Sie ist bei Facebook, hat eine kleine Familie mit 2 Kindern im Vorschulalter und ein Eigenheim mit laufenden Krediten. Ein alternatives Jobdesign skizziert vielleicht den Kollegen Sven Zwerenz, der, – um die 48, den Traum hat, die Karriereleiter noch ein oder zwei Stufen höher zu kommen. Ansehen und Status sind für ihn wichtige Merkmale.

Jedes Jobdesign schildert einen oder mehrere ideale Kandidaten, die jeweils individuell angesprochen werden sollten. Bei genauer Betrachtung des Tagesablaufs und der Lebensumstände von Rita und Sven ergeben sich unterschiedliche Wünsche und Pläne für einen Arbeitsplatzwechsel.

Wie messe ich die Erfüllung dieser Ziele kurz, mittel und langfristig?

Endlich eine Besetzung und alle sind erstmal glücklich! Aber damit ist es nicht getan. Um Rückschlüsse für künftige Einstellungsgespräche und Besetzungen zu treffen, sind Nachkontrollen wichtig. Nicht nur Kontrollen, ob der Kandidat die Ziele erreicht hat, sondern auch, ob die eigene Einschätzung des Kandidaten der realen Stellensituation entspricht oder ob vielleicht doch wieder vorschnell ein Kompromiss gemacht wurde.

Woran erkenne ich, ob der Kandidat die Zielsetzung erreicht hat?

Die Vorskizzen helfen den Vorgesetzten und Personalverantwortlichen ihre Arbeit zu prüfen und tragen zur Optimierung des Personalprozesses bei. Auch wenn die Vorarbeiten der Jobdesigner mehr Zeit in Anspruch nehmen, rechnet sich der Wert für das Unternehmen durch höhere Mitarbeiterzufriedenheit und weniger Fluktuation.

Der Jobdesigner definiert die Anforderungen der Stellenausschreibung entsprechend der Kanäle

Die Avatare machen deutlich, dass die traditionelle Vorgehensweise mit einer Stellenausschreibung in allen Kanälen dann nicht mehr ausreicht. Als Minimalanforderung sollte es zumindest verschiedene Einstiegstexte in der Stellenausschreibung geben. Kontaktpunkte wie interne Ausschreibung, Mund-zu-Mund-Propaganda, Annoncen, Google, Stellenbörsen oder Metajobbörsen geben das Marktpotenzial preis und liefern zusätzlich wichtige Suchbegriffe, die Kandidaten verwenden. All das sollte der Jobdesigner in seiner idealen Zielperson abklopfen, um einen erfolgversprechenden Rekrutingprozess aufzubaun.

Wir Personalberater der Inter-Consulta unterstützen Sie gerne bei der Ausarbeitung Ihrer Avatare und mit der Direktansprache vielversprechender Kandidaten.

 

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Bildnachweis Titelbild: Adobe Stock – bongkarn

Tobias Tiller

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